Udbud – hvad og hvordan?

Når den offentlige sektor indkøber varer eller tjenesteydelser hos den private sektor, er der som udgangspunkt følgende muligheder for samhandel de to parter imellem:

  • Besvarelse af EU-udbud
  • Aftræk på EU-udbudt rammeaftale
  • Indkøb/salg med annonceringspligt
  • Indkøb/salg under grænsen for annonceringspligt

EU-udbud – Hvordan gør man?

1: Hold dig orienteret om udbuddene

Når en offentlig eller halvoffentlig organisation i Danmark står for at skulle købe en vare eller en tjenesteydelse, er man underlagt tærskelværdierne. Hvis købet er over EU-tærskelværdien skal opgaven sendes i EU-udbud, og udbudsdirektivet træder i kraft. I praksis foregår det ved, at der laves en udbudsbekendtgørelse som bliver annonceret i hele EU. Flere virksomheder tilbyder hjælp til at overvåge relevante udbud. KuCon kan naturligvis også være behjælpelig med dette, hvor vi skræddersyer vores overvågning præcis til dit behov.

1.A. Den offentlige salgsapproach

En god approach til offentlig salg er at vide, hvornår udbuddene kommer, inden de bliver bekendtgjort. Det offentlige salg er karakteriseret ved længere beslutningsgange end privat salg – der er budgetter, der skal vedtages, og politiske motiver, der skal tilgodeses. Som alt andet strategisk salg / Key Account Management er det offentlige salg karakteriseret ved nødvendigheden af grundigt forarbejde og vigtigst af alt: Dialog med de rette beslutningstagere for at få skabt en tidlig relation, se vores ABC om offentlig salg, samt vores proces til projektsalg

KuCon ApS er specialister indenfor offentlig Key Account Management, kontakt Lars@kucon.dk hvis du ønsker at vide mere om udarbejdelse af en offentlig salgsstrategi og operationaliserbar accountplanlægning – samt at få implementeret den offentlige strategi.

2: Der offentliggøres et nyt udbud på dit område

Når den offentlige organisation offentliggør et EU-udbud, er der som udgangspunkt to former: et offentligt udbud eller et begrænset udbud. I et offentligt udbud er udbudsmaterialet frit tilgængeligt fra starten, i et begrænset udbud skal man igennem en prækvalifikation først, hvor man bliver udvalgt til at måtte afgive tilbud. Man bliver prækvalificeret på baggrund af udvælgelseskriterier (typisk teknisk og økonomisk formåen). Læs også mere under konsortium.

3: Udbudsperioden

I udbudsperioden skal man sætte sig ind i udbudsmaterialet og de tekniske procedurer og producerer herefter sit konkrete tilbud. Perioden varer omkring 40 dage. I perioden vil der ofte være en spørgefrist, hvor man skriftligt har mulighed for at stille spørgsmål. Svarene vil blive udsendt skriftligt i anonymiseret form til alle tilbudsgivere.

4. Evaluering og tildeling

Ordregiver evaluerer de indkomne tilbud. Det tager alt fra få dage til flere måneder. Af hensyn til ligebehandling og gennemsigtighed vil tilbuddet næsten altid blive evalueret matematisk, hvor ens tilbud resulterer i en samlet score. Scoren bliver beregnet på baggrund af dine besvarelser af tildelingskritrierne (fx Pris, kvalitet, levering, miljø osv.).

5: Resultatet

Efter afgørelsen modtager man sit resultat, og idet man har fået tildelt en given ordre, træder typisk en stand-still periode i kraft som er 10 arbejdsdage. Efter udløb af perioden vil man skrive kontrakten under.

Aftræk på EU-udbudt rammeaftale / miniudbud

I et aftræk på en EU-udbudt rammeaftale, som fx SKI eller Statens Indkøb, vil man i nogle tilfælde kunne tildeles en ordre direkte, men i de fleste tilfælde vil ordregiver genåbne konkurrencen via et såkaldt miniudbud. Et miniudbud er kort fortalt en konkurrenceudsættelse af en specifik ordre på de vilkår, der er fastlagt i en rammeaftale.

Ved et miniudbud opnår ordregiver at få en række tilbud på en specifik anskaffelse fx et samlet projekt. Fordelen ved et miniudbud er, at det er en kortere og mere enkel proces end et EU-udbud. Kontakt KuCon, hvis du skal have udarbejdet et miniudbud, eller hvis du er potentiel leverandør, der skal svare på et miniudbud.

Offentlige indkøbsprojekter under tærskelværdi

For offentlige indkøb/projekter, hvor kontraktværdien er under tærskelværdien, behøver den offentlige organisation ikke afholde et egentligt EU-udbud, men kan i stedet for nøjes med at “markedsgøre” sit indkøb. Det kan i praksis ske ved f.eks. at spørge 3 egnede leverandører. Tit vælger organisationen alligevel at annoncere sit planlagte indkøb nationalt. Disse annonceringer vil typisk kunne findes på organisationens hjemmeside og på udbud.dk.

Organisationen er underlagt tilbudslovens bestemmelser vedr. ligebehandling samt tildeling på baggrund af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier. Med andre ord skal man kunne argumentere for, hvorfor man har købt ind, som man har gjort.

KuCon anbefaler den offentlige ordreudbyder at lave et tildelingsnotat som dokumentation for overholdelsen af principperne, og bistår gerne i udarbejdelse af notatet.